MÓDULO V SISTEMAS INTEGRADORES DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA –ERP Y ACTUALIZACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN.

MÓDULO V

SISTEMAS INTEGRADORES DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA –ERP Y ACTUALIZACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN.  

5.1 INTRODUCCIÓN

Tenemos, que día a día las nuevas tendencias de comercio han sido el cimiento de una creciente gama de oportunidades empresariales; nuevas prácticas como el Internet, e-commerce, negocios en línea y la creciente demanda de los consumidores han sentado las bases de una nueva era de hacer negocios y con ello, una nueva manera de administrar los recursos económicos.

Actualmente se puede percibir  la gran batalla comercial entre diversas compañías, la fuerte demanda de productos y el surgimiento de consumidores que cada vez son más exigentes  en cuestiones como calidad, producto y tiempo; somos parte de un mundo globalizado donde se pretende y se busca la expansión de todas las actividades comerciales más allá de las propias fronteras.

Todas estas prácticas han traído consigo un sinnúmero de preguntas a los administradores de los negocios. Se enfrentan ante un ambiente nuevo, donde la manera de hacer negocios cambia día con día, se enfrentan a nuevas tendencias organizacionales para ofrecer mejores productos en menor tiempo, se encaran a nuevos competidores no sólo nacionales sino de todo el mundo, donde algunos de ellos pueden ofrecer los mismos productos a mejores precios; en suma, es una manera nueva de comercializar en el cual sólo sobrevive el más fuerte, es decir, el que esté a la vanguardia en tecnología, en procesos de producción, en información relevante y en un mejor servicio al cliente. ¿Cómo pueden lograr todo esto las empresas?

Las empresas con el fin de alcanzar diversos objetivos y permanecer como líderes por muchos años en un segmento de mercado, han creado soluciones administrativas llamadas tecnologías de la información los cuales transforman los datos en información o conocimiento, siendo su principal función el almacenamiento, procesamiento y difusión de la información por todos los departamentos de la compañía.

Uno de los principales sistemas de información es el que se conoce como Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés ERP, dichos sistemas han ayudado enormemente a las compañías en su crecimiento y expansión mundial ya que básicamente las apoya en su integración por medio de los diferentes módulos de que está compuesta.

5.2 SISTEMAS INTEGRADORES DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA.

Un sistema integrador de la administración de la empresa(ERP, enterprise resource planning) es una plataforma tecnológica que incorpora, uniforma e integra los procesos operativos y no operativos de una organización.

El origen de los sistemas ERP fue en los años 70, cuando se comenzó a utilizar un software llamado MRP (Material Requirement Planning), cuyo objetivo era planificar todos los requerimientos de materia prima dentro de las organizaciones empresariales; uno de los primeros sistemas MRP fue el llamado Mapics, desarrollado por IBM y utilizado originalmente en México.

Posteriormente, el concepto de los MRP se modificó cuando las actividades que englobaba dicho sistema abarcaba desde el departamento de producción hasta la logística y se integraron departamentos empresariales tales como finanzas, recursos humanos, contabilidad, compras, ventas, entre otras lo que dio origen a lo que actualmente conocemos como ERP.

Entre las funciones principales de los ERP se encuentran:

• Organizar y estandarizar procesos o datos internos de la empresa.
• Administrar de manera integrada y eficiente la información de la empresa.
• Comunicar diferentes áreas de las empresas mediante procesos y datos electrónicos.
• Procesar la información convirtiéndola en conocimientos para su aplicación en la toma de decisiones.
• Automatizar una gran parte de los procesos básicos de las empresas.

5.2.1 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS ERP.

Ventajas:

•     la estandarización de procesos,
•     la integración de áreas,
•     la consistencia de la información,
•     la disponibilidad de la información,
•     ayudan a reducir inventarios,
•     acortar tiempos de desarrollo de productos y disminuir costos.

Desventajas:

• Los cambios en el control y registro de los datos impiden contar con información veraz, además, puede verse afectados los registros que se tenían con anterioridad.
• Cierta información está organizada de manera muy compleja lo que hace poco práctico y difícil el acceso y la interpretación de dichos datos.
• La implementación de dicho sistema requiere de cierta capacitación al personal para el correcto uso.

Para concluir, es importante mencionar que dichos sistemas se están convirtiendo día a día en una necesidad vital para las empresas, los cambios en la tecnología y los mercados más competitivos están exigiendo nuevas formas de hacer negocios, más rápidamente y sin necesidad de estar presentes en las transacciones; es decir, las formas electrónicas de comercio están desplazando las prácticas anteriores de comercialización, donde la tendencia esperada será compras por Internet no sólo con proveedores nacionales sino con los de todo el mundo, es por eso que las empresas más aventajadas tecnológicamente tendrán la facultad de enfrentar el futuro, ser competitivas y permanecer en el mercado global.

Para permanecer en el mercado global es necesario adoptar las nuevas tendencias tecnológicas; permitir y capacitar a los gerentes para tener la capacidad de interpretar la información contenida en el sistema, transformándola en conocimiento para su correcta aplicación en la toma de decisiones de la compañía.

5.3- ACTUALIZACIÓN, COSTOS DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN.

Cuando en las organizaciones se elaboran planes para la estrategia de información, no pueden dejar de considerar que el mantenimiento de sistemas es la fase más prolongada, costosa y se convierte en un tema que merece una atención especial. Se debe considerar la evaluación y monitoreo de un sistema en términos del mantenimiento necesario y por consecuente, reducir o contener los costos implícitos.

El mantenimiento de los sistemas de información se puede definir como aquellas modificaciones que se realizan después de entregar el producto al usuario. Es de suma importancia asegurarse que se siguen satisfaciendo las necesidades de dichos usuarios.

Además, tenemos que en este proceso se realiza el registro de las peticiones de mantenimiento recibidas, con el propósito de llevar el control de las mismas y de proporcionar, si fuese necesario, algunos aspectos como datos estadísticos de peticiones recibidas y atendidas, sistemas que se han visto afectados por los cambios, el tiempo empleado en la resolución de dichos cambios.

Podemos recomendar, que sea posible llevar un catálogo de peticiones de mantenimiento sobre los sistemas de información, en el que se registren una serie de datos que nos permitan disponer de la información antes mencionada. Es la última fase del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, en donde los Sistemas de Información son sistemáticamente reparados y mejorados. 

Por definición, el proceso de mantenimiento de un sistema de información es un proceso de devolución al principio de ciclo de vida y de repetición de los pasos de desarrollo para la implementación de cambios.

Tenemos que tener presente que existen cuatro actividades importantes que ocurren dentro del mantenimiento de los sistemas de información, los cuales son los siguientes:

•     Obtención de los requerimientos de mantenimiento.
•     Transformación de los requerimientos en cambios.
•      Implementación de los cambios.
•      Diseños de los cambios.

Por otra parte, tenemos que el mantenimiento de sistemas tiene un costo, sea el desarrollo interno (empresas con centros de cómputos) o externos (desarrollado por una empresa proveedora). Este costo juega para ambos lados, ya que si el sistema no está bien diseñado. La empresa proveedora puede perder dinero al invertir tiempos no previstos en correcciones importantes, incluso estructurales, que lleven a rediseñar el sistema.

Términos del mantenimiento, una vez que el sistema ha sido entregado, instalado y dictados los recursos de operación, existe un período de garantía durante el cual el proveedor es responsable del mantenimiento. Usualmente dicho período es de noventa (90) días, pasados los cuales la empresa proveedora del software presenta un contrato de mantenimiento. Al formular dicho contrato los términos son tan importantes como el costo. Se fija el tipo de servicio, días que cubre, horarios normales y extendidos, feriados, etc., así como el tipo y tiempo de respuesta (telefónica, en casa del cliente, vía comunicaciones, etc.) dentro de las 24 o 48 horas de efectuado el reclamo o dentro del día (respuesta inmediata). Así mismo, se fija el alcance de tipo de modificaciones o correcciones que incluyen dentro del mantenimiento.

También están incluidas las modificaciones estructurales, que afectan la base de los datos históricos del cliente. El costo de mantenimiento (pago mensual, trimestral, semestral) se acuerda en el contrato así como los parámetros de ajuste de dicho costo.

5.3.1 DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS.

La determinación de requerimientos es la etapa más importante en el desarrollo de un sistema de información. Comienza después de que el Cliente ha detectado una ausencia, falla o falta de oportunidad de la información o simplemente, luego de que la organización ha determinado un cambio en sus políticas, reglas o tecnologías a aplicar.

En esta etapa, se debe responder a la pregunta fundamental: ¿Qué es lo que quiere el cliente? y para ello, se debe diagnosticar la situación actual, recopilar los requerimientos del cliente, tanto en relación al sistema, como generales respecto del área Informática, es decir la situación ideal, para así poder definir alternativas de solución, según las cuales podremos avanzar desde lo que hoy se posee, hacia el objetivo que se quiere alcanzar.

La determinación de requerimientos es una actividad de gran responsabilidad e importancia para los analistas de sistemas, ya que la calidad del trabajo realizado se verá reflejada en las características del nuevo sistema y es el insumo principal para iniciar el proceso de diseño del sistema.


5.3.2 EVALUACIÓN FINANCIERA DE LAS PROPUESTAS.

En la evaluación financiera de las propuestas, se valoras aspectos como las alternativas de adquisición con respecto a renta, compra o arrendamiento financiero.

Evaluación de propuestas de los fabricantes proveedores: es necesario darles a los proveedores fabricantes un tiempo razonable para que preparen sus propuestas, en la mayoría de los casos lo adecuado sería 60 días aproximadamente aunque en los sistemas grandes y avanzados tal vez sean necesarios algunos meses más.

5.3.3 ACTIVIDADES POSTERIORES A LA FIRMA DEL CONTRATO.

Estas actividades tienen que ver con acondicionar los lugares físicos para recibir los nuevos equipos, realizar la capacitación y cursos respectivos, efectuar la conversión de programas y trasladar la información al nuevo equipo.

Antes de que se firme oficialmente el contrato, el ejecutivo haría bien en presentar el contrato al abogado para que lo interprete y le añada los addendums (aspectos que se han de añadir) necesarios para proteger al usuario.

El análisis de sistemas, el diseño de sistemas y la selección del equipo que son los pasos principales comprenden aproximadamente un tercio del tiempo total usado en el proyecto de sistemas. En el período que sigue no solo se empleara más tiempo que en el estudio de factibilidad si no que también habrá una mayor ingerencia de los recursos de la organización en términos de sus operaciones y personal. El problema de cómo controlar y coordinar las actividades durante el ínterin es un tanto difícil de resolver, aun para el gerente de procesamiento de datos más experimentado.